Para todo trámite o proceso -administrativo o judicial-, se requiere contar con documentos públicos o privados que estén CERTIFICADOS. La certificación es la garantía de validez y veracidad ya sea del contenido o del emisor del documento, o de ambos, y permite tener certeza legal.
Un documento NO certificado simplemente no es admitido y tampoco tiene valor probatorio alguno.
MODALIDADES DE CERTIFICACIÓN
1.-Por la institución o persona que emite el documento
Las personas naturales o jurídicas, debidamente acreditadas, pueden emitir certificaciones sobre documentos dentro del ámbito de sus competencias. Por ejemplo, la certificación de una planimetría de un predio de posesionarios a través de la Subsecretaría de Tierras del Ministerio de Agricultura y Ganadería. O la certificación de un documento realizado por un profesional.
En este caso, la entidad o persona que certifica dichos documentos deberá realizarlo con su sello y firma.
2.-Por medio de notario público
De conformidad con el Art. 18, numeral 5 de la Ley Notarial, en las notarías se pueden certificar documentos bajo las siguientes modalidades:
- Fotocopias certificadas o documentos que se exhiban en originales
- Otorgar copias electrónicas certificadas de un documento físico original o de un documento electrónico original
- Copias físicas certificadas de un documento electrónico original
3.-Firmados electrónicamente (código de barras y código QR)
Existen cada vez más documentos firmados electrónicamente, que tienen código de barras o código QR (para verificación), expedidos por entidades como el Registro Civil, entre muchas otras. Esto de acuerdo con el Art. 4, numeral 1 de la Ley Orgánica de Gestión de la Identidad y Datos Civiles, y al Art. 2 de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos.
Dichos documentos no requieren ser certificados en notarías u otras dependencias, simplemente se verifican conforme el código de barras o código QR.
4.-La apostilla y legalización consular
Este proceso se conoce como apostillar o ‘consularización’ (legalización en el consulado), y se puede llevar a cabo en todos aquellos países que son signatarios de la CONVENCIÓN DE LA HAYA sobre “Eliminación del Requisito de la Legalización de Documentos Públicos Extranjeros (Octubre 5 de 1961)”.
Se apostilla documentos en el país del cual uno es ciudadano para presentarlos en el extranjero; en tanto que, si uno está en otro país, deberá legalizarlos en el consulado del país del que provenimos.
Así se acredita la veracidad y valía de dicha documentación (por ejemplo: partidas de nacimiento, licencias de conducir, títulos académicos, contratos, etc.)
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Abg. Nicolás Gualle
ASESOR JURÍDICO
Abogado Nicolás Gualle 