Para muchos negocios, trámites y contratos se requiere que las partes interesadas cuenten con documentos y/o firmas certificadas, es decir que sean legítimos, que tengan validez legal.
Esto principalmente porque en el caso de que los documentos sean falsificados o no reconocidos, al igual que las firmas de los comparecientes, se corre el riesgo de la nulidad de lo actuado e incluso la posibilidad de estafas y otros delitos.
Pero, entonces ¿cómo y quiénes pueden certificar documentos y/o firmas?
CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ANTE NOTARIO
Los notarios públicos tienen la potestad de certificar las copias de los documentos que se les exhibieren, o que se descarguen (materialicen) desde el internet. Ley Notarial: Art. 18, numeral 5. En varios casos el interesado deberá llevar una petición firmada por abogado.
CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ANTE JUEZ
El Juez tiene la potestad de certificar documentos que sean parte de un proceso judicial y que estén a su cargo, por ejemplo: elementos probatorios, actas, resoluciones, sentencias.
CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS POR LA ENTIDAD QUE LO EMITE
Cada entidad pública o privada puede certificar sus propios documentos emitidos, ya sea con sus sellos, código de barras, código QR, etc.
CERTIFICACIÓN DE FIRMAS ANTE NOTARIO
Las firmas puestas en un documento pueden ser reconocidas o autenticadas por un notario público, de conformidad con el Art. 18, numerales 3 y 9, de la Ley Notarial en vigencia.
CERTIFICACIÓN DE FIRMAS ANTE JUEZ
El juez también tiene la potestad de practicar el reconocimiento de las firmas de los ciudadanos dentro de las causas y procesos judiciales.
Finalmente, CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y/O FIRMAS MEDIANTE UN PERITO
Los peritos son personas expertas en determinada materia, arte, oficio o profesión, y que cuentan con la acreditación judicial respectiva. En el proceso de una Litis o diligencia judicial pueden certificar la autenticidad y/o validez legal de un documento y/o las firmas puestas en el mismo.
Pero, si por alguna razón NO puede acudir ante un notario público o un juez, ¿cómo garantizar la validez de un documento y/o sus firmas?
En ese caso el Art. 1719 del Código Civil nos ampara en la elaboración de instrumentos jurídicos privados, para lo cual con la guía de un abogado se deberá redactar tres ejemplares de igual contenido para que firmen las partes con su rúbrica y huella digital, un ejemplar se llevará cada una de las partes comparecientes y el tercer documento quedará en manos del profesional del derecho, como una especie de archivo y garantía en el caso de existir controversias futuras.
Si requiere asesoría legal estamos prestos a servirle, puede contactarnos al correo electrónico: nicoegaabogacia@gmail.com; al whatsapp: 0998725157, o acudir a nuestras oficinas ubicadas en las ciudades de Quito y Riobamba.
Abg. Nicolás Gualle
ASESOR JURÍDICO
Abogado Nicolás Gualle 